Manajemen Gmail dengan Filter dan Label

Mendapatkan email terkadang memang menjadi hal yang cukup menyenangkan, apalagi jika email itu adalah email yang kita tunggu-tunggu. Namun bagaimana halnya jika tiba-tiba kotak masuk email kita dibanjiri oleh email masuk yang tidak terlalu penting seperti email pemberitahuan dari akun social media kita atau hanya email iklan yang masuk ke kotak masuk. Tentu hal ini akan menyusahkan apalagi jika diantara puluhan atau ratusan email itu terselip email yang cukup penting untuk dibaca, hal ini tentu akan mempersulit kita untuk menemukan email tersebut dan membacanya.

Pada Gmail terdapat dua buah fitur khusus yang dibuat untuk mengatur segala email yang masuk ke kotak masuk kita. Mereka adalah Filter dan Label. Label hampir seperti folder, hanya saja lebih baik, dimana Label akan mengurutkan dan mengorganisasi email kita sehingga kita nantiakan mudah dalam mencari dan membacanya. Sementara Filter adalah kumpulan aturan yang kita terapkan terhadap email masuk kita, jika aturan tersebut cocok dengan email masuk baru kita maka Gmail akan melakukan suatu aksi tertentu yang sudah kita atur sebelumnya terhadap email masuk tersebut seperti mungkin memindahkannya ke folder spam atau mungkin langsung menghapusnya.

  • Pemakaian Label

Jika pada layanan email lain mungkin kita akan memakai folder untuk mengatur email kita, memilih email satu persatu kemudian menempatkannya pada salah satu folder yang kita anggap paling cocok dengan email tersebut. Masalah yang kemudian muncul dari system folder ini adalah jika ternyata terdapat beberapa email yang cocok pada lebih dari satu folder sehingga akan membuat kita bingung untuk menempatkan email tersebut pada folder yang mana, dan tentu akan lebih sulit lagi nanti jika kita ingin mencari email tersebut lagi karena dia cocok pada beberapa folder sekaligus. Label membuat masalah ini sedikit lebih mudah untuk diselesaikan dengan cara melakukan tag pada satu atau beberapa email sekaligus dengan satu atau lebih tag dan kemudian kita dapat melihat daftar email yang memiliki tag yang sama. Tidak seperti folder dimana kita harus memindahkan email tersebut ke folder tujuan, pada Label, kita hanya perlu memberi tag pada email tersebut tanpa harus memindahnya.

  • Membuat Label Baru

Ada beberapa cara yang bisa dipakai dalam membuat label baru, cara yang paling umum adalah dengan mengklik tombol More pada sebelah kiri bawah sidebar Gmail kita, seperti terlihat pada gambar berikut

Setelah diklik more akan muncul tampilan

Dimana pada gambar tersebut terlihat adanya dua pilihan yaitu “Manage Labels” untuk mengatur label yang telah kita buat sebelumnya dan “Create new label” untuk membuat label baru.

Saat dipilih “Create new label” akan muncul jendela baru seperti berikut:

Disini kita dapat menentukan nama Label baru kita. Klik create untuk membuatnya.

Cara kedua yang bisa kita lakukan untuk memberik label pada email kita adalah dengan langsung membuka salah satu email yang ingin kita labeli kemudian menrapkan label padanya. Pertama kita buka terlebih dahulu email yang mau kita berikan label kemudian klik ikon label pada bagian atas dan akan muncul tampilan seperti berikut

Disini kita dapat memilih untuk membuat label baru dengan langsung mengetik nama label baru tersebut pada kolom yang disediakan atau memberi label dengan label yang telah ada.

Mengatur Label

Untuk mengatur label-label yang telah kita buat ada beberapa cara yang dapat kita lakukan, diantaranya adalah dengan menklik Setting atau pengaturan pada Gmail kita kemudian pilih tab Labels, seperti terlihat pada gambar berikut

Disini terdapat pilihan lengkap untuk mengatur semua label yang telah kita buat, atau kita juga bisa membuat label baru disini.

Cara kedua untuk mengatur Label adalah dengan langsung mengklik label tersebut pada sidebar sebelah kiri seperti terlihat pada gambar dibawah ini, klik pada anak panah kecil yang muncul disebelah kanan nama label saat kita mengarahkan mouse pada nama label

Disini kita dapat mengatur untuk warna label yang kita buat.

Salah satu keunggulan label adalah saat kita menghapus label tersebut maka email yang memiliki label tersebut tidak akan ikut terhapus juga, berbeda dengan folder pada Yahoo misalnya dimana saat kita akan menhapus salah satu folder maka kita perlu untuk mengosongkannya terlebih dahulu.

  • Pemakaian Filter

Jika label lebih bersifat seperti folder, maka filter seperti namanya adalah sebuah fitur yang dimiliki oleh Gmail untuk menyaring email masuk kita sesuai beberapa aturan yang telah kita tentukan sebelumnya, sehingga email masuk tersebut dapat langsung memiliki label, masuk ke spam atau terhapus secara otomatis.

  • Membuat Filter baru

Untuk membuat filter baru dapat dilakukan dengan mengklik anak panah kecil yang ada pada kolom search pada bagian paling atas Gmail kita. Setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut

Masukkan filter yang diinginkan kemudian klik ikon search. Setelah itu pilih “Create Filter with this search

Cara yang kedua yang dapat dipakai adalah dengan cara langsung dari email masuk yang ingin difilter. Pertama buka email yang ingin difilter pada kotak masuk. Pada tab atau button bagian atas klik “More” kemudian pilih “Filter message like these” maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Seperti sebelumnya klik “Create filter with this search” kemudian akan muncul tampilan seperti berikut

Disini kita dapat mengatur apa yang akan dilakukan terhadap email yang akan kita filter, seperti langsung mengarsipkannya, memberi bintang, atau mungkin langsung menghapusnya.

Kemudian klik “Create Filter

  • Mengatur Filter

Untuk mengatur semua filter yang telah kita buat, caranya hampir sama dengan mengatur label, klik Setting atau pengaturan Gmail anda kemudian pilh tab Filter maka akan muncul tampilan seperti berikut

Demikian tutorial ini saya buat, semoga bermanfaat dan dapat semakin memudahkan kita dalam mengelola email kita.

Refferensi :

http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=en&answer=118708

http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=en&answer=6579#0

Advertisements

Leave Your Comment Here :)

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s